Interview met Hans Westerhof
Hans Westerhof is manager sector Collecties bij Beeld en Geluid en programmadirecteur Beelden voor de Toekomst .
Beeld en Geluid is niet alleen een archief waar audiovisueel materiaal wordt opgeslagen, maar ook een productiearchief, waar dagelijks honderden professionals gebruik van maken. Dat maakt dat wij een hoogwaardige infrastructuur hebben met allerlei prestatieafspraken waar we aan moeten voldoen. Een groot deel van onze archieven bestaat uit het omroeparchief, dat weer voor het grootste deel analoog is. Het moderne proces is inmiddels digitaal: dagelijks stroomt materiaal digitaal binnen, dat binnen een paar uur beschikbaar moet zijn. Dat doen we voor de publieke omroepen, en daarom moeten we aan veel strenge eisen voldoen.
Het Journaal van gisterenavond is bijvoorbeeld vanochtend al door een medewerker van Beeld en Geluid beschreven. Die logt daarvoor in op iMMix (een catalogus en zoekinterface voor radio- en televisiemateriaal) en kan zo direct het betreffende filmpje opvragen uit het archief. Dus een paar uur na uitzending is dat journaal al volgens vaste regels beschreven. Die metadata is direct beschikbaar voor hergebruik. In principe leveren wij hoge resolutie weergaven binnen 20 tot 30 minuten uit. In dat televisiearchief is inmiddels 1,6 petabyte ( ruim anderhalf miljoen gigabyte) aan data opgeslagen. En daar komt dankzij Beelden voor de Toekomst per jaar nog eens een petabyte bovenop.
De infrastructuur voor opslag is uitbesteed aan Technicolor, die tape libraries hebben staan die niet in deze kamer passen. Hoe het gaat: net als ieder audiovisueel archief bouwen we een catalogus. Dat van Beeld en Geluid is een mooi flexibel systeem genaamd iMMix, met zeer veel velden om materiaal te beschrijven en ook hiërarchie aan te brengen in die velden. Het is op maat gesneden voor audiovisuele archivering en voor het werkproces van Beeld en Geluid.
Wij denken dat ook kleinere archieven van iMMix kunnen profiteren om hun digitale archivering en uitlevering te regelen. Het is voor hen vrijwel onmogelijk om zelf te bouwen. Goede ‘off the shelf’ oplossingen bestaan eigenlijk niet. Daarvoor is het te complex. Bij Beeld en Geluid is een groep softwareontwikkelaars al enige jaren de informatiesystemen aan het bouwen en beheren. Het zou mooi zijn als andere archieven in onze slipstream materiaal kunnen digitaliseren. Daarvoor stellen we de opgedane kennis en expertise graag ter beschikking. Archieven kunnen van onze opslaginfrastructuur gebruikmaken. Ze krijgen dan een eigen iMMix-client waarmee ze hun gedigitaliseerde materiaal kunnen beheren en metadata toevoegen. Het blijft hun eigen collectie, maar ze beheren het dan met onze tools. Dit kost wel geld: het digitaliseren, het opslaan en het gebruikmaken van iMMix. Beeld en Geluid heeft in de afgelopen jaren een enorme infrastructuur gebouwd die miljoenen waard is. Maar voordat het project Beelden voor de Toekomst begon, zaten wij met dezelfde problemen als kleinere archieven: beperkte financiële middelen.
Van 150 databases naar 1
Beelden voor de Toekomst maakt het mogelijk iMMix zo uit te bouwen dat de overstap van analoog naar digitaal gemaakt kan worden. Want tussen tienduizenden blikken kan er wel iets zoek raken... Meestal is zo’n band dan op de verkeerde plek terug gezet. Daarom staat nu in iMMix ook in welk depot een blik precies staat. Heel veel oud materiaal zit nog in oude databases en dus nog niet in iMMix. Die 150 verschillende databases moeten geconverteerd worden naar iMMix, een complexe klus waar conversiespecialisten op zitten. Conflicterende gegevens zijn daarbij een lastig probleem. Een voorbeeld: als de karakters van een titel voor 90 procent hetzelfde zijn als die van een titel in een andere database, gaat het dan over hetzelfde materiaal? Er zijn ook databases die uit Word-documenten bestaan en die zijn lastig te converteren, om over handgeschreven data of microfiches maar te zwijgen.
Ik denk dat we nog wel twee jaar met de conversies naar iMMix bezig zijn. Maar bij elke database die we omgezet hebben, gaat de vlag uit. iMMix is echt de ruggengraat van ons systeem. We kunnen niet meer terug naar de Excel-lijstjes van weleer, dan gaat het, door de omvang van Beelden voor de Toekomst, verschrikkelijk mis. Nu werken we noodgedwongen nog wel met Excel, omdat nog niet alle gegevens in iMMix staan. We laten bewust de mensen die met de databases moeten werken meedenken over en toezicht houden op de nieuwe structuur van iMMix. Zij zeggen: “Als je het nu op deze manier registreert, dan kan ik er later weer wat mee.” Er bestaan internationale standaarden voor metadata, zoals Dublin Core, maar die bestaan slechts uit vijftien metadatavelden. Het metadatamodel dat wij gebruiken is gebaseerd op het meer fijnmazige en hiërarchische FRBR-model en kent een veelvoud aan velden.
Mediadocumentalisten zijn vaak geïnteresseerd in de programma’s die ze documenteren. We beschrijven niet alles even diep, maar opvallende gebeurtenissen proberen we weer wel te beschrijven. Door de betrokkenheid van de medewerkers bij de onderwerpen, missen we niet veel. Bij Beeld en Geluid zijn wel vijftig documentalisten actief. Materiaal krijgt in de meeste gevallen een waardestelling mee, op basis waarvan we voorrang geven bij de conservering, digitalisering en metadateringconversie.
Aanbesteden : de hoofdpijn naar voren halen
Beeld en Geluid doet ook aan film-filmconservering. Veel film staat op een acetaatdrager en acetaat verzuurt na verloop van tijd en dan kun je er niks meer mee. Daarom ruikt het naar azijn in sommige depots. Belangrijk materiaal, het hart van onze collectie, conserveren we daarom van film op film. Er zijn collecties die zodanig aangetast zijn, dat ze binnen tien jaar niet meer bruikbaar zouden zijn. Nieuwe filmdragers zijn op polyester-basis, waardoor we ze honderden jaren kunnen bewaren in principe. Dit soort conservering wordt Europees aanbesteed omdat de opdracht een omvang heeft van boven de 211 duizend euro. Dat aanbesteden is heel veel administratief werk. Het is een beetje op eieren lopen. Je moet alles van tevoren uitvoerig bedenken, want als je het niet goed in je bestek hebt opgeschreven, wordt het altijd meerwerk. Je kunt niet tegen een aanbieder zeggen “u krijgt zoveel blikken, in de meeste blikken zit 1 filmrol, maar in sommige zitten er 7...” Je moet exact beschrijven wat de aanbieder kan verwachten. Maar hoe doe je dat met tienduizend blikken? Ga je ze allemaal open maken? Uiteindelijk doe je een steekproef en schat je een percentage. Kwaliteitscriteria moet je heel goed vastleggen, want daar kun je bijna niet op terugkomen. Een gunning gaat op basis van prijs en kwaliteitscriteria, die je van tevoren aan alle partijen kenbaar maakt. We hebben besloten om de ‘hoofdpijn naar voren te halen’ door onszelf te dwingen in het bestek alles uit te schrijven, zodat we daarna alleen nog maar op prijs hoeven te selecteren.
Hoeveel wow en flutter sta je toe?
We hebben precies opgeschreven wat we verwachten. Neem bijvoorbeeld perfo-acetaat, de geluidsbanden bij films. Als je die overschrijft naar een nieuwe drager heb je altijd iets kwaliteitsverlies. Maar hoeveel is acceptabel? Wij hebben daarom samples getest met digitale meters om te kijken hoeveel zogenaamd ‘wow and flutter’ er optreedt. Zo hebben we bijvoorbeeld bepaald dat er maximaal 6 decibel ‘vervuiling’ mag optreden tussen de master en de kopie. Of dat bij video een afwijking van bijvoorbeeld 2 pixels per frame op zoveel frames per programma acceptabel is. Dat soort details zet je in het bestek.
Er blijkt altijd meerwerk te zijn
Ook al schrijf je alles goed op, je komt altijd nog wel problemen tegen. Zo zijn onze filmrollen vaak op verschillende manieren aan elkaar geplakt tot een grote rol. Dat was voor uitzending op televisie nooit een probleem omdat je het kwaliteitsverschil dat daardoor optrad toch niet zag. Maar voor de partijen die deze filmrollen moeten conserveren, is dat wel een probleem. Dat moet je oplossen, en dat is meerwerk dat betaald moet worden. Dat zijn typisch van die dingen die je van tevoren moeilijk kunt inschatten. Alles wat niet in de aanbesteding is geformuleerd, wordt als meerwerk doorberekend, dus het opstellen van het bestek moet zeer zorgvuldig worden gedaan.
Aanbiedende partijen steken ook heel veel tijd in het schrijven van de offerte, dat kan zelfs maanden duren. Daar krijgen ze geen vergoeding voor, dus hangt er veel vanaf. Je krijgt dan ook offertes op het scherp van de snede. Alles wat na het binnenhalen van de aanbesteding toch nog veranderd moet worden, is meerwerk. Dat is heel begrijpelijk want door het systeem van aanbestedingen dwingen we ze tot het indienen van offertes tegen het scherpst mogelijke tarief. Dit maakt het een duur en bovenmatig ingewikkeld proces. Het is ook wel nuttig omdat het je dwingt je eigen materiaal goed te kennen en alles uitvoerig te doordenken. Maar vooral bij opdrachten die vlakbij die grens van 211 duizend euro liggen, kun je je afvragen of het nuttig is om dit hele circus te doorlopen. Het is namelijk niet alleen duur, het levert ook een vertraging van maanden op. Maar regels zijn regels. Gelukkig liggen de meeste aanbestedingen van Beeld en Geluid veel hoger, en zijn de baten daardoor veel groter dan de kosten.
Op dit moment zijn we bezig met de vierde aanbesteding voor het Onderwijs Media Platform. De eerste aanbesteding was voor 55.000 uur digibeta video, de tweede was voor film-filmconservering (acetaat) en de derde voor filmgeluid-conservering (perfo-acetaat).
Arbeidsintensief proces
Geluid wordt geconserveerd met ongeveer 100 uur per maand, video met 2000 uur per maand (daar zit al een digitaal signaal op). Dat is voor een groot deel geautomatiseerd, en de kwaliteitscontrole is softwarematig. Ook daarvoor zijn de kwaliteitscriteria nauwkeurig geformuleerd. We zijn er in overleg met Technicolor een halfjaar mee bezig geweest om na de aanbesteding het werkproces echt goed in te regelen.
Bij de digibetabanden (de digitale versie van de professionele standaard Betacam) loop je tegen het volgende aan: Elke doos moet open, om te kijken of er wel een barcode op de band staat die de machines kunnen uitlezen. Daarnaast hebben we tijdcodes nodig. Van verschillende fragmenten worden hoge resolutiebestanden gemaakt, die na controle door documentalisten worden beschreven, zodat ze voorzien van volledige metadata in het digitaal archief (de tape library) duurzaam kunnen worden opgeslagen.
Als het geen nummer heeft, is het zoek
Het digitaliseren van audio is het eenvoudigst, maar de metadata daarvan zijn een ander verhaal. Probleemgevallen moeten direct uit de basismachinerie worden gehaald en met een apart systeem worden opgevangen. Door de grote schaal waarop we digitaliseren, willen we alles zoveel mogelijk automatiseren. De foutgevoeligheid zit vooral nog in het menselijk handelen op dit moment. Gewoon het simpelweg verkeerd overtypen van het nummer op een doos of een filenaam bijvoorbeeld. Dat kun je opvangen door het nummer twee keer te laten invoeren, waarbij er geen verschil tussen beide mag optreden. Heel belangrijk, want in een groot archief geldt: “Als je geen goed nummer hebt, is het zoek.”
Dingen die op dit moment nog teveel leunen op mensenwerk, zijn het invoeren van bestandsnamen en nummers, kwaliteitscontrole en het maken van de browserbestanden. Daar bestaat wel specifieke software voor, die ook deze processen in de nabije toekomst kunnen automatiseren.
Auteursrecht en verweesde werken
“Er wordt vaak nodeloos ingewikkeld over auteursrecht gedaan.” Het is eerder veel werk omdat in het verleden niet goed is geregistreerd hoe het precies zit met de rechten. Ook daaruit blijkt weer het belang van nauwkeurig formuleren en vastleggen van informatie over materiaal.
Beeld en Geluid heeft heel weinig verweesde werken. Van het grootste gedeelte van de honderdduizenden uren materiaal staat vast dat er rechthebbenden zijn, dat het vaak omroepen zijn, maar dat er wellicht ook rechten bij buitenproducenten liggen. Dat hebben we niet goed digitaal geregistreerd, en de omroepen ook niet. Maar we hebben er wel allebei baat bij om dat uit te zoeken. Dat zijn echter geen verweesde werken. Wij zijn bezig met grootschalige rechtenadministratie.
Het hangt er ook vanaf over welk fragment het gaat. Bij bekende Nederlanders moet je nagaan of zij zelf ook rechten hebben. Maar stel dat het om oude radioprogramma’s gaat, dan liggen de rechten heel vaak bij de omroep. Ga je dan iedere uitzending onderzoeken, of ga je ervan uit dat alle uitzendingen van het seizoen waarschijnlijk onder hetzelfde regime vallen? Het zijn geen regels die altijd kloppen, maar een beetje common sense helpt. Het is alleen wel veel werk om alles uit te zoeken.
Niemand is ooit rijk geworden van verweesde werken
Je moet bij orphan works voor een pragmatische benadering kiezen. En met intuïtie kom je vaak een heel eind. Meestal weet je wel of het een fragment van een film van Paul Verhoeven is en dan zou ik het maar niet gebruiken. Maar als het materiaal uit de jaren ’30 is en je kunt echt niet achterhalen wie de rechthebbende is, en je hebt aangetoond dat je alle stappen hebt doorlopen om erachter te komen... wat kan er gebeuren als je het dan toch gebruikt? In sommige gevallen zal de rechthebbende toch op komen dagen. Die geef je dan een billijke vergoeding en doet vanaf dan wat de rechthebbende zegt. Voor grote aantallen, richt je een fonds op wat in dit soort uitzonderingen voorziet. Zo kan je de risico’s poolen. Want het is toch zonde om bepaald materiaal om die reden tot in de eeuwigheid achter gesloten deuren te laten? Bovendien zijn het vaak partijen die met bonafide motieven materiaal willen tonen, niet om er rijk van te worden. Niemand is ooit rijk geworden van verweesde werken.
Voor Beeld en Geluid geldt dat de we overeenkomsten met belangrijke rechtenorganisaties hebben. Als we iets nieuws willen kunnen we altijd in goed overleg daarop voortborduren.
Het regelen van auteursrechten is een soort stoomtanker: geen ingewikkeld, maar wel een langzaam proces. Het duurt lang om het proces op gang te brengen, maar als het eenmaal vaart dan gaat het goed. Je kunt bij wijze van spreken elke week wel naar een congres over verweesde werken. Je kunt er over blijven praten, maar zullen we het gewoon doen? Bij Beeld en Geluid zijn daar ongeveer tien mensen mee bezig, het is veel werk, faxen, bellen, ordners vol met papierwerk. Auteursrecht is niet sexy, maar het moet gewoon gedaan worden. En als je dat doet, dan kom je heel ver.
